会议接待流程

分类：定制培训        

一、策划                                                         

作为专业的会议公司，我们为您提供专业的策划方案，按照方案，一一落实。   

二、咨询                                                           

1、与会议主办方洽谈，并双方关心点提供自己的预案供选择。                

2、向会议主办方提供会议接待方案和报价，在预算范围内选择最适宜的会议场所，推荐会议代表下他的酒店，选择合适的餐饮场所。   

三、考察                                                            

1、安排主办方或代表到目的地考察我们为您提供的酒店，会议场所，交通车辆以及会议设备细节。                      

2、深入探讨服务项目，服务流程，服务价格，明确双方责任与义务。           

四、确定                                                             

1、与会议主办方签订会议接待标准合同，确认预付会议订金事宜。            

2、会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。                

3、准备会议资料，含代邀请会议领导，新闻媒体，新闻稿件，接待资料，会议配套的商务服务及公关礼仪，翻译，通讯及文秘服务。   

五、执行                                                            

严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行.       

1、在机场，火车站，汽车站专人专车分批分时按要求接送。                   

2、会议酒店接待处，分发会议资料，会议秘书协助会务组安排住房，确认领导用房，以及整理记录会议信息，同时协助发放会议礼品以及房间派送水果等会务工作。                                                              

3、会议秘书协助酒店布置会场和安排会场的服务工作。                     

4、确认用餐标准，形式，时间，菜单，酒水以及主次桌的安排。                 

5、确认该公司为会议所提供的旅游考察相关的吃，住，行，游，购，娱的安排事宜。                              

6、保障会议期间会议代表的人身，财产安全工作，以及会场防盗，消防等安全工作。                           

7、确认特殊会议代表的安排及接待工作。                                 

8、代办会议代表返程票及其他委托代办服务。                                 

9、提供二次旅游服务，安排其他旅游线路。                                

六、总结                                                           

1、会议服务的总结，会议代表的意见反馈单以及事故的处理。                 

2、会议资料，讲话稿，新闻报道资料的汇总工作。                           

3、制作通讯录。                                                      

4、双方财会人员认真核对各类单据，按照协议执行结算。